顛末書の封筒の書き方とは？
ここでは、「顛末書の封筒の書き方」についてお話します。
顛末書とは始末書とは異なり、事件や事故、
仕事上のトラブルを報告する文書になります。
上司や会社に対して、状況の一部始終を報告
するため、その経緯や結果、損害が生じた場合は
その金額まで記載する必要があるものです。
公平かつ客観的な視点から記載していかなければいけません。
通常、顛末書は報告書の意味合いの社内文書となりますので、
封筒に入れる必要は無いとされています。
しかし場合によっては封筒を用いる
ケースがありますので、注意しておきましょう。
顛末書の封筒の有無
社内での報告になる場合は、
そのままの状態で他の報告書と
同様の提出方法で構いません。
ただし社内ルールなどで、
必要と判断されている場合には、
白の縦型の封筒を使って提出します。
上司や先輩への確認が必要です。
社外への顛末書を提出する場合は、
会社の信頼に関わります。
より慎重に記載していく必要があります。
封筒は一般的には白地の縦型で、
二重様式のものを選ぶのが良いですね。
顛末書封筒の書き方
社内の場合、書き方としては、表面に
「顛末書」
と明確に記します。
裏面の左側に発信人として、
所属部署・役職・氏名を記入し、
文書を入れ封を閉じます。
社外に対しての場合は、
表面には顛末書に記載した宛名を書きます。
裏面には顛末書の作成者名を書く事になります。
文書は必ず上司に確認をしてもらいます。
上司からどのように相手先へ渡すのか、
謝罪の言葉として一筆添えるべき場合もありますから、
確認を怠らないようにしましょう。
最終確認を終えてから、
文書を封筒に入れるようになります。
手書きか印刷か
一般的に顛末書はパソコンなどを
使って書いていきます。
会社内で決まった書式があれば、
それを使い事になります。
ただより重大であったり、
丁寧な対応をするべき場合は
縦型の手書きにする方が良い場合もあります。
この場合も自己判断はせず、
上司などしかるべき相手に相談をするべきですね。
一番大切なのは、事実とその経過を
確実に伝える事が出来るかになりますから、
重視すべきポイントを見失わないようにしたいですね。
・・・というわけで、あなたもこのカテゴリーの記事を読んで
「顛末書の基本」について、私と一緒に学んで下さいね！
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