始末書とは？
「始末書の書き方-例文や封筒への入れ方-」のサイトへようこそ！
私は「始末書・顛末書専門アドバイザー」の河野 和恵という専門家です。
始末書とはどんな場合に書くのか？
始末書の定義とは？
公務員や会社員などが業務上で過ちや、違反をしてしまった人が、
ことの成り行きを明白にするとともに、その件で謝り、二度と起こさない事を、
誓わせるための書類のことを「始末書」と言います。
公務員の場合は戒告・訓告による提出をします。
戒告とは、職員の非違行為の責任確認により、
将来を戒める処分を行うことをこう呼びます。
民間企業では懲戒その他処分による提出があります。
これは、職務規程に始末書の提出を定める条項が必要となります。
また、部下の不祥事の場合は上司が代筆し上役に提出する場合もあります。
警察では、軽微な法令違反に対しての対応として、
実務上の理由から検挙することなく、
始末書の提出を求めるに留めることがあります。
該当者が子供・知的障害者・認知症の場合には家族代筆の場合もあります。
学校では生徒がしてはいけないこと(いじめ・カンニング等)が、
発覚した場合に提出を要求します。
また、保護者にも子供に対しての監督不行き届きの責任を問い正して、
再発を防止するために書かせる場合もあります。
始末書の定義に基づき国・民間それぞれで基準を設けて始末書の提出を要求します。
要求する実例としては、
・遅刻、無断欠勤
・備品の盗難、紛失(始末書＋弁償)
・予算の超過
・職務上の接待(お酒の席)で上司・取引相手に粗相が見られた場合
・就業規則等に対する違反行為があった場合
上記の場合のような時に提出を求められることがあります。
始末書の書き方とは？
必要なものは用紙と黒インクのペンかボールペンです。
必ず本人の直筆で記入してください。
書式は？
基本として遅刻やミスが起きるに至った経緯までをすべて書いた謝罪文である、
ということを念頭に置いて始末書の記述をしなければなりません。
自分の起こした事態で迷惑をかけたことへの謝罪も欠かさず書く必要があります。
この書式が上記のように正しく書かないと、さらにマイナスのイメージを
提出する相手に与えてしまう場合があるので注意・見直しをしなければなりません。
始末書を書くコツとは？
基本で書く「状況の説明」と「謝罪」に加えて書くといいのは、
「今後同じ事態を起こさないためには？」という書き手からの「対策の提案」です。
受け取る側もプラスの要素が無ければ「謝罪だけで改善する気がない」
と感じる場合もありますが、事前に書き手から提案すればその点についての
更なるイメージダウンを避けられる可能性があります。
対策を提案することにより「○○してしまいました」という事実だけの報告書より
「○○してしまいましたが、××のように改善することを提案いたします」
のように対策書としての効果も見られ、受け取る側に「改善する気がある」
と思ってもらい、謝罪文を生かせます。
会社はこの「対策の提案」という書面を「会社への誓約」と捉えますので、自分が
起こした事態に合わせて会社が求めている文面での提案をしなければなりません。
・・・というわけで、あなたもこのサイトの記事を読んで
「始末書の書き方」について、私と一緒に学んで下さいね！